Für eine Entscheidung werden drei Meetings und fünf Abstimmungen benötigt. Und am Ende wartet doch alles auf die Geschäftsführung.
Das ist die Realität in vielen mittelständischen Unternehmen. Es entstehen lange Entscheidungswege, es liegt aber nicht daran, dass die beteiligten Menschen zu langsam oder zu wenig engagiert sind. Das Problem sind häufig die Strukturen, die mit dem Unternehmen nicht mitgewachsen sind.
Was mit zehn Mitarbeitenden funktioniert hat, wird bei fünfzig oder hundert oft nicht mehr funktionieren. Die Organisation verändert sich, doch Entscheidungsbefugnisse, Verantwortlichkeiten und Führungsrollen bleiben häufig dieselben.
Warum werden Entscheidungswege mit zunehmendem Wachstum länger?
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt typischerweise die Zahl der Aufgaben, Schnittstellen und gegenseitigen Abhängigkeiten. Während in kleinen Teams vieles informell geklärt werden kann, benötigen größere Organisationen eindeutigere Zuständigkeiten und verlässliche Abstimmungsmechanismen. Fehlen diese, entstehen unnötige Rückfragen, zusätzliche Freigabeschleifen und Wartezeiten.
Fünf Ursachen treten dabei besonders häufig auf.
Ursache #1: Entscheidungen laufen weiterhin über die Geschäftsführung
In inhabergeführten Unternehmen liegt die Entscheidungsverantwortung anfangs häufig bei einer Person. Das ist in frühen Entwicklungsphasen durchaus sinnvoll, weil so Informationen zusammenlaufen und Entscheidungen schnell getroffen werden können.
Mit zunehmendem Wachstum verändert sich die Situation. Wenn weiterhin jede größere Kundenanfrage, Personalentscheidung oder Prozessänderung durch die Geschäftsführung freigegeben werden muss, entsteht ein Engpass.
Ursache #2: Verantwortung und Entscheidungsbefugnis passen nicht zusammen
Ein Teamleiter ist für ein Ergebnis verantwortlich, darf aber wesentliche Entscheidungen nicht selbst treffen. Eine Projektverantwortliche soll Termine einhalten, benötigt für jede Anpassung jedoch die Zustimmung mehrerer Abteilungen. Solche Konstellationen führen dazu, dass Menschen zwar Verantwortung tragen, aber nicht über die notwendige Handlungsfreiheit verfügen. Verantwortung ohne Entscheidungsbefugnis erzeugt Abstimmungsbedarf statt Eigenständigkeit.
Ursache #3: Rollen und Zuständigkeiten sind unklar
Wenn niemand eindeutig weiß, wer eine Entscheidung treffen darf, werden häufig mehr Personen einbezogen als notwendig. Das kann zunächst wie gute Zusammenarbeit aussehen. Tatsächlich entstehen jedoch zusätzliche Schleifen, widersprüchliche Erwartungen und im ungünstigsten Fall Stillstand.
Wichtig ist deshalb, zwischen unterschiedlichen Rollen zu unterscheiden:
Wer trifft die Entscheidung?
Wer liefert relevante Informationen?
Wer muss einbezogen werden?
Wer wird über das Ergebnis informiert?
Nicht jede beteiligte Person muss mitentscheiden!
Ursache #4: Das Bedürfnis nach Absicherung ersetzt klare Entscheidungsregeln
Nicht jede zusätzliche Abstimmung entsteht aufgrund formaler Vorgaben. Manchmal werden Entscheidungen weitergereicht, weil Mitarbeitende negative Konsequenzen befürchten, keine ausreichende Orientierung haben oder nicht wissen, welchen Handlungsspielraum sie tatsächlich besitzen. In solchen Situationen reicht ein neues Organigramm nicht aus. Es wird Klarheit darüber benötigt, welche Entscheidungen eigenständig getroffen werden dürfen, wie mit Fehlern umgegangen wird und wann eine Eskalation wirklich notwendig ist.
Ursache #5: Prozesse wurden erweitert, aber nie grundsätzlich hinterfragt
Mit zunehmender Unternehmensgröße entstehen neue Regeln, Kontrollschritte und Abstimmungsformate. Oft haben sie ursprünglich einen sinnvollen Zweck erfüllt. Problematisch wird es, wenn bestehende Abläufe immer weiter ergänzt werden, ohne ihre Notwendigkeit regelmäßig zu überprüfen. Aus einer einfachen Entscheidung wird so schrittweise ein komplexer Prozess.
Wie lassen sich Entscheidungswege im Unternehmen verbessern?
Der erste Schritt besteht darin zu untersuchen, wie Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Dafür können Unternehmen mit drei konkreten Fragen beginnen:
Frage #1: Wo bleiben Entscheidungen regelmäßig hängen?
Betrachtet einige Entscheidungen aus den vergangenen Wochen. Wie lange hat es gedauert? Welche Personen waren beteiligt? Wo entstanden Wartezeiten oder Rückfragen?
Frage #2: Wer besitzt die Verantwortung und wer die Befugnis?
Prüft, ob die verantwortlichen Personen tatsächlich Entscheidungen treffen können oder ob ihre Handlungsmöglichkeiten durch zusätzliche Freigaben eingeschränkt werden.
Frage #3: Welche Entscheidungen benötigen welche Form der Abstimmung?
Nicht jede Entscheidung ist gleich kritisch. Manche sind leicht korrigierbar und können dezentral getroffen werden. Andere haben weitreichende finanzielle, strategische oder rechtliche Konsequenzen und benötigen eine umfassendere Prüfung. Entscheidend ist, dass der Entscheidungsprozess zur Tragweite der Entscheidung passt.
Was bedeutet das für Führungskräfte?
Kürzere Entscheidungswege bedeuten nicht, dass Führungskräfte die Kontrolle verlieren müssen. Ihre Aufgabe verändert sich jedoch. Statt jede einzelne Entscheidung zu treffen, schaffen sie einen Rahmen, in dem andere verantwortungsvoll entscheiden können. Dazu gehören klare Erwartungen, transparente Entscheidungsbefugnisse, Zugang zu relevanten Informationen und ein konstruktiver Umgang mit Fehlern. Gerade in wachsenden Unternehmen ist das ein wichtiger Übergang: von einer Organisation, die stark von einzelnen Personen abhängt, zu einer Organisation, die auch ohne deren ständige Beteiligung handlungsfähig bleibt.
Schnellere Entscheidungen beginnen bei klareren Strukturen
Wenn Entscheidungen im Unternehmen zu lange dauern, ist ein weiteres Meeting selten die nachhaltige Lösung. Oft lohnt sich ein genauer Blick auf Rollen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungsbefugnisse und tatsächliche Arbeitsabläufe. Das Ziel dabei ist es nicht, möglichst viele Entscheidungen möglichst schnell zu treffen. Es geht darum, dass die richtigen Personen auf der Grundlage relevanter Informationen rechtzeitig entscheiden können.
Bei Truelutions unterstützen wir mittelständische Unternehmen dabei, solche strukturellen Engpässe sichtbar zu machen und Entscheidungswege so weiterzuentwickeln, dass sie zur heutigen Größe der Organisation passen.
Wenn ihr den Eindruck habt, dass in eurem Unternehmen zu viele Entscheidungen an einzelnen Personen hängen, lasst uns darüber sprechen!
